Regierapport richtig schreiben
Was hineingehört, warum die Unterschrift des Kunden im Streitfall den Ausschlag gibt – und woran man einen Rapport erkennt, den niemand nachträglich bestreitet.
Was ein Regierapport überhaupt ist
Es gibt zwei Arten, eine Arbeit zu verrechnen. Beim Festpreis steht der Betrag vorher fest – wie lange es dauert, ist Ihr Risiko. In Regie verrechnen Sie den tatsächlichen Aufwand: geleistete Stunden und verbrauchtes Material.
Der Regierapport ist der Nachweis dieses Aufwands. Er hält fest, wer wann wie lange was gemacht und welches Material er verbaut hat. Ohne ihn gibt es zur Rechnung nichts als Ihr Wort.
Was hineingehört
Ein Rapport, der seinen Zweck erfüllt, beantwortet sechs Fragen:
- Wer hat gearbeitet? Name, nicht nur «ein Mitarbeiter».
- Wann? Datum, bei mehreren Einsätzen jeder Tag einzeln.
- Wo? Objekt oder Einsatzort, damit die Zuordnung später ohne Rückfrage klappt.
- Wie lange? Stunden je Tag und Person. Runden Sie nachvollziehbar – wer immer aufrundet, verliert im Streitfall die Glaubwürdigkeit für den ganzen Rapport.
- Was wurde gemacht? Ein Satz, in dem der Kunde die Arbeit wiedererkennt. «Diverse Arbeiten» ist der häufigste Grund für eine bestrittene Rechnung.
- Welches Material? Bezeichnung und Menge.
Dazu gehören Zusatzarbeiten, die nicht bestellt waren – und zwar als solche gekennzeichnet. Wer sie stillschweigend mitverrechnet, bekommt sie zurück.
Warum die Unterschrift den Unterschied macht
Ein Rapport ohne Unterschrift ist eine Behauptung. Mit Unterschrift ist er ein Beweismittel – und im Streit über eine Rechnung entscheidet regelmässig, wer was belegen kann.
Nach Art. 8 ZGB hat jede Partei die Tatsachen zu beweisen, aus denen sie ein Recht ableitet. Für Sie heisst das: Wer Geld für 47 Stunden will, muss die 47 Stunden beweisen. Ein vom Kunden unterzeichneter Rapport tut genau das. Ohne ihn steht Aussage gegen Aussage, und die Beweislast liegt bei Ihnen.
Muss die Unterschrift auf Papier sein?
Nein. Verträge sind nach Art. 11 OR grundsätzlich formfrei – auch die Bestätigung geleisteter Arbeit. Eine Unterschrift auf dem Tablet oder Handy ist zulässig und im Streitfall verwertbar, solange nachvollziehbar bleibt, wer wann unterschrieben hat.
Fachlich heisst das eine einfache elektronische Signatur. Sie ist etwas anderes als die qualifizierte elektronische Signatur nach ZertES, die einen zertifizierten Anbieter und eine Identitätsprüfung verlangt – nötig ist die aber nur dort, wo das Gesetz ausdrücklich Schriftform fordert. Für einen Arbeitsrapport tut es das nicht.
Art. 11 OR (Formfreiheit) · Art. 8 ZGB (Beweislast) · ZertES (qualifizierte Signatur). Diese Seite ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung.
Die drei Fehler, die am meisten kosten
1. Zu spät geschrieben
Ein Rapport, der am Freitag für die ganze Woche entsteht, enthält geschätzte Stunden. Das merkt man ihm an, und der Kunde merkt es auch. Schreiben Sie ihn am Einsatzort, bevor Sie einpacken.
2. Zu ungenau beschrieben
«Reparatur» sagt in einem Jahr niemandem mehr etwas – auch Ihnen nicht. «Steigleitung im Treppenhaus ersetzt, Armaturen montiert und abgedrückt» beantwortet die Rückfrage, bevor sie kommt.
3. Ohne Unterschrift weggefahren
Die Unterschrift bekommen Sie in dem Moment, in dem der Kunde die Arbeit vor Augen hat und zufrieden ist. Drei Wochen später, wenn die Rechnung kommt, ist die Ausgangslage eine andere.
Rapport und Rechnung sind zweierlei
Der Rapport weist die Leistung nach, die Rechnung fordert das Geld. Deshalb gehört auf den Rapport keine Mehrwertsteuer – er ist kein Steuerbeleg. Ob Sie Ansätze und Beträge daraufschreiben, ist Geschmackssache: Im reinen Regiebetrieb ist es üblich, sonst genügen Stunden und Material.
Wichtig ist die Reihenfolge: Erst unterschreiben lassen, dann verrechnen. Wer die Rechnung stellt und die Bestätigung nachreicht, hat die Reihenfolge verloren, auf die es ankommt.
Wie lange aufbewahren?
Geschäftsunterlagen sind nach Art. 958f OR zehn Jahre aufzubewahren. Für den Rapport heisst das: Er muss zehn Jahre lang auffindbar und lesbar bleiben – ein Stapel Durchschläge im Lieferwagen erfüllt das nicht.
Zu TAPAXDESK: Wir bauen Büro-Software für Schweizer Betriebe. Der Arbeitsrapport ist darin so gebaut, wie er oben beschrieben ist: Stunden aus der Zeiterfassung, Material dazu, der Kunde unterschreibt auf dem Gerät – und danach lässt sich der Rapport nicht mehr ändern, ohne dass es auf dem Dokument steht. Aus dem Rapport wird die Rechnung mit genau den Zeilen, die er bestätigt hat.